電話応対で会社のレベルがわかる

学習塾を行う上で電話対応が重要になってきます。
もちろん電話のアポイントナシで直接訪ねてくるお客様も多くいらっしゃいます。

しかし、問い合わせをしてくるお客様も多くなっています。電話応対の印象でお客様が来て下さるか決まります。
お客様からすれば、電話応対してくれるスタッフがアルバイトであろうと、正社員であろうと、社長であろうとその塾の人という認識で電話をしています。

試しに無料体験を申し込もうと思ったけど、電話対応が悪いのでやっぱりやめておこうと思われてしまう可能性があります。
ですから、電話対応する際はその塾の代表であるという気持ちで対応する必要があります。

まず電話対応をする際に意識してほしいことがあります。
電話ではお互いの姿が見えないということを考えてみて下さい。

当たり前だと思われるかもしれませんが、お互いの姿が見えないので、言葉選びや声のトーンなどを意識することが大事になってきます。
普段コミュニケーションをする際には、面と向かっていれば、相手の仕草などもわかるため、相手が聞いてくれているかなど様々な情報がわかります。

しかし、電話の場合は面と向かっていないので、相手の仕草などもわからないので注意が必要になります。
上記を意識しながら電話応対の注意点について詳しく話していきます。

注意点1:電話の呼び出し回数を意識する

一般的にはコールは3~4回程度で出るようにしましょう。
早く出過ぎると暇な塾であるように思われてしまうので注意しましょう。

注意点2:メモを用意をしましょう

電話に出たらまずはメモを準備しましょう。
無料体験の問い合わせで時間や日付をメモしなくてはいけない場合があるかもしれません。また塾長もしくは社長あてに折り返しが欲しいという電話かもしれません。

注意点3:要件をしっかり確認する

当たり前のことですが、要件をしっかり確認しましょう。
無料体験の申し込みであれば、いつの何時でなんという名前の方が来るのか正確に確認しましょう。
また、名前を聞く場合は自分から先に名乗りましょう。
電話に出る際にはじめに名乗るところも多いですが、会社の方針に従って下さい。

注意点4:お客様によく話してもらう

まず電話対応する上でお客様に話してもらうことを意識することが大事になってきます。
電話をしてきて頂いた時点でなんらかの悩みがあるから、電話をしてきている訳です。
お客様の話を聞く前に一度塾に来て下さいなど勧誘することはよくありません。

まずは、お客様の話を聞きましょう。
お客様の話を聞いた後で、クロージングをかけましょう。
電話対応といってもいろいろな考え方、やり方があります。
一番重要なのは、その考え方、やり方を徹底して、どのスタッフが電話に出ても同じクロージングが出来るようにしましょう。

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